自由读 — 三、组织架构设计的四个实施阶段

（一）第一阶段：设计组织架构图（五步法）

信息资料收集：收集企业现有组织架构图（新版 + 旧版）、人事任命文件、部门职责描述、相关管理制度等资料，全面掌握现有架构情况。
现状问题分析：通过访谈各部门负责人、基层员工，调研现有架构在执行中的痛点（如部门协同不畅、权责不清等），结合战略目标和业务流程，明确架构调整的核心诉求。
部门职能定位：基于公司战略和价值链环节，明确各部门的核心目的和职能边界 —— 先确定 “为什么设这个部门”，再分解具体职责，避免 “因人设岗”。例如总经办的定位是 “协助总经理制定和执行公司总体战略，统筹经营管理工作”，而非单纯罗列 “安排会议、管理公章” 等具体事务。
确定汇报关系：明确各部门、各岗位的上下级汇报关系，确保 “岗位不变，汇报关系不变”，避免因人员变动导致汇报混乱。
绘制架构图：结合上述步骤，绘制规范的组织架构图。中小制造企业可参考通用模板：董事会→总经理→各中心（如市场营销中心、生产制造中心、研发中心、职能管理中心）→部门 / 车间→岗位，根据企业规模（如产值 1 亿以下可简化为 “部”，5 亿以上可设 “中心”）灵活调整。

（二）第二阶段：编写部门组织描述（核心环节）

部门组织描述是连接组织架构图与岗位说明书的关键，比单纯的岗位说明书更具管理价值，需包含五个核心板块，可借助 AI 工具优化文字表达：

管理架构：明确部门内的岗位设置及层级关系（如总经办设总经理、副总经理、总经理助理、IT 经理、IT 运营工程师五个岗位，分三个层级），仅标注岗位名称，不标注具体人员，确保架构稳定性。
岗位编制计划：明确各岗位的编制人数、现有人数、需求人数、现有人员名单及编制依据（结合公司年度目标和工作量），例如 “副总经理 2 名，分别负责战略落地和日常运营，编制依据是公司年度 5 亿产值目标下的统筹管理需求”。
职能定位：清晰描述部门的核心目的和核心职能，例如 “总经办定位为协助总经理制定和执行公司总体战略，全面统筹经营管理工作，领导各部门建立良好运营机制，提升管理水平”。
职责描述：按 “职能 - 职责” 的逻辑分层描述，颗粒度适中，避免过于粗放或繁琐。例如总经办的 “战略与目标管理” 职能下，可分解为 “制定 3-5 年战略目标及年度经营目标”“监督目标执行并进行审计总结” 等具体职责，共梳理 12 项核心职责。
流程制度：列出部门核心工作对应的流程和制度文件（如总经办需配套 “会议管理制度”“公章证照管理制度”“高管人事异动管理制度” 等），明确文件状态（如 “待制定”“需修订”）及完成计划。
绩效指标：提炼部门核心考核指标，明确指标定义、目标值、考核周期。例如总经办的指标包括 “企业目标完成率（年度考核）”“年度工作计划完成率（季度考核）”“费用预算达成率（月度考核）” 等。

（三）第三阶段：拟定岗位编制计划

核心逻辑：基于组织架构图和部门组织描述，汇总各部门岗位编制，形成公司年度岗位编制计划，作为人力资源管理的核心工具。
编制内容：包含一级部门、二级部门 / 车间、岗位名称、直接上级、编制人数、现有人数、需求人数、现有人员名单、备注（如 “代岗”“兼职” 说明）等字段，通过 Excel 表格呈现，方便动态更新。
关键注意事项：

岗位名称规范化：体现岗位职务和级别（如 “行政人事总监”“生产车间主任”），避免随意命名。
空缺岗位处理：无合适人选时，采用 “兼职” 或 “代岗” 模式 —— 高职位履行低职位职责为 “兼职”（需明确兼职期限），能力暂未达标者代理岗位为 “代岗”（需配套辅导计划）。
工作量评估：人力资源部需深入业务，与部门负责人共同评估岗位工作量，平衡 “精兵强将” 与 “人效优化”，避免超编或人员不足，必要时通过 AI、自动化设备提升效率。
决策参与：人力资源部需参与组织架构调整全过程，确保岗位编制计划与公司战略、业务流程匹配，同时具备话语权。

（四）第四阶段：试行与逐步优化

试行推广：将设计好的组织架构图、部门组织描述、岗位编制计划在公司内部试行，要求各部门严格按架构和编制开展工作。
动态调整：

定期复盘：结合季度战略复盘，分析组织架构在承接战略、协同流程中的问题，判断是人员问题还是职责划分问题。
迭代完善：第一版组织描述无需追求极致细化，先明确核心职能和定位，后续根据实际应用情况逐步优化（如从两层职责分解细化为三层）。
监督检查：人力资源部建立监督机制，抽查部门对组织描述的应用情况（如是否按编制提招聘需求、是否按流程开展工作），避免制度流于形式。

3. 优化原则：

完全穷尽：部门职能划分需覆盖所有核心工作，避免遗漏关键环节。
相互独立：明确各部门、各岗位的职责边界，避免 “一件事两个部门都负责” 或 “都不负责” 的情况。
可操作性：结合中小制造企业管理基础，避免照搬大厂复杂架构，确保设计方案贴合企业实际，能够落地执行。